矿产供应链尽责管理申诉与沟通机制

5.1申诉方式

a）公司层面申诉通道：

    邮寄地址：广东省深圳市福田区平安金融中心A座87层

受理人：审计监察部部长

举报电话：191 2930 4407

举报邮箱：report@yitegroup.cn

微信公众号：亿特控股

b) 行业层面申诉：

我遵从五矿商会制定《采矿业和矿产价值链调解磋商机制》，机制内容参见：

https://www.cccmc.org.cn/kcxfzzx/zyzx/al/ff80808187f9e83501881d10823206e4.html

5.2申诉的内容

相关方对公司的供应链管理提起申诉时，该申诉需包含以下内容：

5.2.1具体说明向申诉对象申诉的内容和理由；

5.2.2附相关支持性证据；

如果允许请包含：

1. 申诉方的名称（可匿名）和联系信息；
2. 申诉人认为可行的解决措施建议。

5.3申诉信息的分类

    公司需对接收到的询问和申诉信息进行分类识别，申诉信息分为特殊/重要申诉信息、不予受理信息。

50. 特殊或重要申诉信息

1. 管理不符合凯鹏矿业有限责任公司尽责供应链要求的信息；
2. 对公司的矿物采购涉及公司识别的高风险区域的信息；
3. 对公司的矿物采购不符合公司的供应链政策的信息。

50. 不予受理信息

1. 与公司的矿产供应链尽责管理无关的投诉；
2. 琐碎的、恶意的、无理取闹的或似乎是为了获得竞争优势而产生的投诉；
3. 没有令人信服的客观证据支持的投诉。

5.4申诉的处理

  本申诉机制通过一下六个步骤开展工作：

 步骤一：接收申诉或沟通

  受理申诉与沟通的工作人员负责记录申诉与沟通内容，并确保把相关内容记录在申诉档案中；

步骤二：初步评估

  初步评估申诉与沟通的内容是否符合本申诉与沟通机制的范围，并将相关信息传达给公司的相关领导和部门。

步骤三：申诉确认

  在收到申诉和沟通事项之后的七个工作日内，向申诉人反馈书面回函，以确认收到申诉，并提供解决申诉的步骤和时间。

步骤四：申诉回应

  申诉调查将在接到申诉之后立刻展开，在申诉开始之日起一个月内完成与申诉有关的调查报告或行动报告，并形成回应结论。回应的内容将会有三种方式：

1. 不符合申诉范围，申诉不成立，驳回；
2. 接受申诉，但本公司不存在申诉问题，无需采取纠正或改进措施；
3. 接受申诉，确认需要采取纠正或改正措施。

步骤五：改进行动

  如申诉方对调查报告或行动措施不满意，公司将开展进一步的调查和研究，确定需要深入开展的行动方案并予以实施。如申诉方仍就与公司改进行动无法达成一致，可将申诉转交给第三方进行调解或聘请外部专家参与审查及磋商。

步骤六：监测与评价

  公司品质部每个季度将收到的申诉、解决以及未决的情况向委员会汇报；每年分析申诉解决的情况以及时限，并评估申诉与沟通机制的有效性。

5.5申诉的记录

  申诉工作处理小组应将收到的申诉记录在申诉登记册中，包括以下内容：

50. 何人何时提交申诉；
50. 申诉的类型、问题或主题以及随申诉提交的信息；

对于申诉处理的过程的资料进行存档，并至少保存5年。

  a.申诉信息接收后，由品质部负责信息的保存，信息审核的传递，信息的处理和反馈。未经公司相关领导同意，禁止向相关人员以外透露，如有违反，按照公司规章制度处罚。

  b.打击报复或指使他人打击报复的，公司将根据情节严重程度给予严肃处理，涉嫌违法犯罪的移送司法机关处理。

七、申诉人的保障措施

  7.1公司对申诉或沟通有关举报供应链尽责管理相关不合规事件的合作伙伴或相关人员，提供保持合作权限以及额外奖励等保障措施。公司对主动申报和沟通并提供有价值线索的合作伙伴，提供豁免权以及保持合作权。

   7.1.1无论相关单位是主动还是被动向公司员工及其关联人员提供不正当利益，如果相关单位主动向凯鹏矿业有限责任公司说明情况，公司将继续保持业务合作关系，并对所说明的违规责任不予追究，免于处罚。

   7.1.2如果凯鹏矿业有限责任公司在调查过程中，相关单位积极配合调查并主动说明存在问题，公司将减轻追究其违规责任，在调查过程中如果主动提供凯鹏矿业有限责任公司未掌握的供应链尽责管理不合规的信息，在公司权利范围内可免于处罚。

  7.2凯鹏矿业有限责任公司对申诉信息严格保密。申诉材料应作为机密级资料严格管理，未经公司相关领导批准，任何人不得调阅。严禁将申诉材料转到被申诉方手中，严禁打击报复举报人，保护举报人的合法权益，对严重泄密，导致举报人合法权益受到损害的，移交司法机关处理。